Kodėl kassavaitiniai registravimosi susitikimai yra neproduktyvūs ir ką galite dėl to padaryti

Pandemijos metu daugėjant gerai numatytų nuotolinių „registravimosi susitikimų“ darbas tik apsunkintas. Remiantis apklausomis, dauguma darbuotojų sako, kad nori mažiau susitikimų ir kad dėl tų susitikimų jie tampa mažiau produktyvūs, tačiau yra būdų, kaip suvaldyti visus kalendoriaus „susiliejimo taškus“. Štai kaip galite susigrąžinti savo tvarkaraštį neatstumdami savo kolegų.

Atsitiktinis „įsiregistravimo susitikimas“ iš tikrųjų yra tik dar vienas oficialus susitikimas

Bendradarbiavimas ir bendravimas yra daug sunkesnis dirbant nuotoliniu būdu nei dirbant kartu biure. Norėdami tai kompensuoti, daugelis darbuotojų į savo tvarkaraštį įtraukė daugiau „įsiregistravimo“ susitikimų – pasirodo, per daug naujausia nuotolinių darbuotojų apklausa atskleidžia, kad 70% respondentų tikisi, kad grįžę į biurą sulauks mažiau susitikimų. Kadangi nuotolinis darbuotojas tiesiogine prasme yra mažiau matomas, vadovai labiau linkę pasikliauti „užsiregistravimu“, kad įsitikintų, jog darbuotojui sekasi gerai.

Problema ta, kad daugelis šių susitikimų yra tiesiog mažiau veiksmingi nei spontaniški susibūrimai, kurie kažkada apibrėžė biuro darbą. Norint gauti visas nuotolinio darbo privilegijas, net norint koordinuoti „greitąjį skambutį“, reikia teksto pokalbio, išsiųsti kvietimus ir pareikalauti iš kalendoriaus. Anksčiau, kai kolega buvo užknisa biure, jums buvo didesnė tikimybė matyti ir grąžinti vėliau, nebent tai buvo skubu.

Be to, šie papildomi virtualūs susitikimai ne visada yra veiksmingi, ypač komandos skambučiams. Nėra šalutinių pokalbių, mažiau aiškinamųjų įsiterpimų, o vaizdo susitikimų metu atsiranda panoptikos efektas, kai visada būna „įjungtas“, o tai lemia Priartinimo nuovargis (palyginkite virtualią „laimingą valandą“ su tikru biuro vakarėliu). Nors tyrimas parodė, kad vidutinė susitikimų trukmė nukrito 20 proc. pandemijos metu, tai neaiškus kad jie veiksmingesni.

Kaip išvengti per daug registracijos susitikimų

• Užblokuokite laiką savo tvarkaraštyje faktiniam darbui. Pasak „The Muse“. , vidurinės grandies vadovas paprastai 35 % savo darbo dienos praleidžia susitikimuose. Nors to visiškai išvengti nepavyks, turėtumėte skirti dideles dviejų ar trijų valandų laiko dalis darbui, kuriam reikia nuolatinio susikaupimo. Taip pat turėtumėte skirti laiko, per kurį norite yra galima ir susitikimams, nes norite būti lankstūs komandai, kai atsiranda poreikių.
• Reikalaukite darbotvarkės. Jei susitikimai užsitęsia be didelio tikslo arba dėl per daug mažų kalbų, paprašykite darbotvarkės, net jei tai kažkas neoficialaus, pavyzdžiui, per Slack atsiųsta sauja punktų. Tikslinga prašyti darbotvarkės, kad galėtumėte pasiruošti susitikimui. Be to, darbotvarkės suteikia papildomos naudos, nes suteikia susitikimo struktūrą, nes visada galite sugrąžinti nukrypstamą pokalbį prie nustatytų susitikimo tikslų.
  
• Išmokite mandagiai atsisakyti susitikimų. Jei galite nurodyti kas valandą savo darbo ataskaitą ir paaiškinti savo prioritetus, galite atmesti susitikimą, nes esate per daug užsiėmęs. Čia gali praversti užblokuotas kalendorius, nes problema tampa „planavimo konfliktu“.
• Įsitikinkite, kad jūsų vadovas žino jūsų bendravimo stilių. Prižiūrėtojai nėra minčių skaitytojai, o kai kurioms jų tiesioginėms ataskaitoms reikės skirti daugiau dėmesio nei kitiems, tačiau tai nereiškia, kad kiekvieną savaitę jums reikia individualaus registravimosi skambučio vien todėl, kad tai daro kažkas kitas. Pavyzdžiui, nėra nieko blogo švelniai siūlyti susitikimus kas dvi savaites, o ne kas savaitę, arba skambinti telefonu vietoj vaizdo pokalbio.