Por qué las reuniones de control semanales son improductivas y qué puede hacer al respecto

Una proliferación de 'reuniones de control' remotas bien intencionadas durante la pandemia solo ha dificultado el trabajo. Según las encuestas, la mayoría de los trabajadores dicen que quieren menos reuniones y que esas reuniones los están haciendo menos productivos, pero hay son Maneras de controlar todos los 'puntos de contacto' que atascan tu calendario. Así es como puede recuperar su horario sin alienar a sus compañeros de trabajo.

Una 'reunión de registro' informal es en realidad solo otra reunión formal

La colaboración y la socialización son mucho más difíciles con el trabajo remoto en comparación con trabajar juntos en una oficina. Para compensar, muchos trabajadores han agregado más reuniones de 'registro' a su agenda; resulta que demasiadas, como resultado. encuesta reciente de empleados remotos revela que el 70% de los encuestados esperan tener menos reuniones una vez que regresen a la oficina. Y dado que un empleado remoto es literalmente menos visible, es más probable que los supervisores se apoyen en los 'controles' para asegurarse de que el empleado esté bien.

El problema es que muchas de estas reuniones son simplemente menos efectivas que las reuniones espontáneas al otro lado del pasillo que alguna vez definieron el trabajo de oficina. Para todas las ventajas de trabajar de forma remota, incluso coordinar una 'llamada rápida' requiere un chat de texto, enviar invitaciones y reclamar una parte de su calendario. Antes, cuando un colega estaba abrumado en la oficina, era más probable que ver y vuelva más tarde, a menos que sea urgente.

Y estas reuniones virtuales adicionales tampoco siempre son efectivas, especialmente para las llamadas de equipo. No hay conversaciones paralelas, menos interjecciones aclaratorias y, con las reuniones por video, hay un efecto panóptico de estar siempre 'encendido', lo que lleva a Fatiga de zoom (compare una 'hora feliz' virtual con una fiesta de oficina real). Si bien un estudio encontró que la duración promedio de las reuniones cayó un 20% durante la pandemia, es no es claro que son más efectivos.

Cómo evitar demasiadas reuniones de registro

• Bloquee tiempo en su agenda para el trabajo real. Según La Musa , un mando intermedio suele dedicar el 35% de su jornada laboral a reuniones. Si bien es posible que eso no se pueda evitar por completo, debe reservar grandes períodos de tiempo de dos a tres horas para el trabajo que requiere una concentración sostenida. Asimismo, debe reservar un tiempo en el que son disponible para reuniones, también, ya que desea ser flexible para el equipo a medida que surjan las necesidades.
• Insiste en una agenda. Si las reuniones se prolongan sin mucho propósito o debido a demasiadas conversaciones triviales, solicite una agenda, incluso si es algo informal, como un puñado de elementos con viñetas enviados a través de Slack. Es razonable pedir una agenda para que pueda estar preparado para la reunión. Además, las agendas tienen el beneficio adicional de dar estructura a su reunión, ya que siempre puede llevar una conversación digresiva a los objetivos establecidos de la reunión.
  
• Aprende a rechazar las reuniones de forma cortés. Siempre que pueda señalar una cuenta de su trabajo hora por hora y explicar sus prioridades, es posible rechazar una reunión porque está demasiado ocupado. Aquí es donde un calendario bloqueado puede ser útil, ya que el problema se convierte en un 'conflicto de programación'.
• Asegúrese de que su supervisor conozca su estilo de comunicación. Los supervisores no saben leer la mente, y algunos de sus subordinados directos requerirán más atención que otros, pero eso no significa que necesite una llamada de control individual cada semana solo porque alguien más lo necesite. Por ejemplo, no tiene nada de malo sugerir suavemente reuniones quincenales en lugar de semanales, o una llamada telefónica en lugar de una videollamada, por ejemplo.