Cómo limpiar su bandeja de entrada de Gmail abrumada (a mano)
Llega un momento en que basta, simplemente, basta. Había pospuesto la tarea de organizar mi bandeja de entrada de Gmail durante meses, si no años. Pero cuando Lifehacker me dijo que íbamos a tener una semana de limpieza de primavera, supe que era el momento. Y no iba a perder horas preciosas tratando de encontrar aplicaciones o herramientas que hicieran la tarea por mí. Lo necesitaba ron swanson mi bandeja de entrada: arremangarme, saltar y manejar el desorden manualmente.
En Lifehacker nos tomamos muy en serio la limpieza de primavera. Lejos de nosotros dejar pasar la oportunidad de refrescar, reorganizar y ordenar la vida de nuestros hogares. También estamos muy emocionados de presionar el botón de reinicio en nuestro uso de la tecnología, observar de cerca nuestras finanzas y darle un empujón a los hábitos diarios que se han vuelto un poco rancios. Bienvenido a Semana de limpieza de primavera , donde despejamos las telarañas del invierno y preparamos el escenario para los días soleados que se avecinan. Limpiemos las cosas, ¿de acuerdo?
Evaluando tu bandeja de entrada desordenada
Dado que (probablemente) usa su bandeja de entrada todos los días, probablemente tenga una idea bastante clara de qué tipo de correo electrónico recibe y de quién, de manera regular. Usted sabe en qué servidores de listas se ha registrado, qué mensajes recibe que tienen una mayor prioridad que otros (quizás incluso más de lo que los algoritmos de Google pueden descifrar), qué correos electrónicos de marketing le gusta recibir y qué correos electrónicos regulares se tambalean en el borde del spam porque te envían muchos de ellos con tanta frecuencia.
Gmail no tiene una excelente manera de ver rápidamente qué direcciones de correo electrónico le envían la mayor cantidad de correo electrónico, y tampoco he encontrado una buena extensión o truco para hacerlo. Pero realmente no debería necesitar una solución especial para esto. Probablemente ya lo sepas. Y si no es así, no es tan difícil de averiguar.
Por ejemplo, eche un vistazo rápido a su bandeja de entrada; es más fácil si usa la bandeja de entrada 'predeterminada' de Gmail con su cinco pestañas en la parte superior —y vea si hay remitentes o temas que aparecen más de lo que deberían. Tal vez su banco le envía un mensaje una vez al día sobre las nuevas cuentas que podría abrir, además de los correos electrónicos de notificación que recibe cada vez que transfiere dinero entre cuentas. Tal vez compras muchas cosas en Amazon. Tal vez Facebook te haga ping cada vez que alguien que conoces haga algo. ¿Ese concierto que viste en ese lugar una vez? Es posible que eso te haya abierto a un mar de correos electrónicos del lugar (o Ticketmaster, o AXS, etc.)
También puede tener una idea de quién está explotando su bandeja de entrada realizando algunas búsquedas simples. Una de mis búsquedas de Gmail más utilizadas es 'de:' seguido del nombre de una empresa o un amigo, o a veces una dirección de correo electrónico. (También es bueno: 'de: [nombre] es: no leído', para ver realmente si alguien te está enviando muchas cosas que no estás viendo).
Empezar a darse de baja
A medida que comience a descubrir quién lo está enviando una tonelada de correo electrónico, que es más probable que encuentre en la pestaña 'Promociones' de Gmail, si la está usando, tiene una gran oportunidad de hacer que todo esto 'limpie su bandeja de entrada'. ” proceso mucho más fácil en el futuro.
Obtenga correos electrónicos de sus remitentes más entusiastas y, si descubre que no está leyendo muchos de sus mensajes, busque en el correo electrónico un enlace para darse de baja, suponiendo que exista. Si no puede encontrar uno, siéntase libre de reportar los mensajes como spam. Aunque esto puede llevar algo de tiempo si obtiene un lote de correo electrónico, es una excelente manera de comenzar a reducir ese flujo a un goteo.
La bandeja de entrada predeterminada de Google intenta filtrar automáticamente los mensajes de marketing de su bandeja de entrada principal y colocarlos en una pestaña de promociones separada, pero esto también hace que sea más fácil olvidarse de administrar su correo. No esté 'fuera de la vista, fuera de la mente' acerca de su correo electrónico; al menos, se está perdiendo valiosos correos electrónicos de marketing que hacer te preocupas porque estás siendo inundado con aquellos que nunca lees.
Etiquetas: las claves para una bandeja de entrada perfecta
Me tomó una eternidad acostumbrarme al sistema de etiquetado de Gmail. Sí, lo sé; ellos son básicamente carpetas para su correo electrónico, solo que no, ya que algo puede existir en varias etiquetas (y su bandeja de entrada) al mismo tiempo. Porque son etiquetas. No en realidad carpetas Lo entiendo.
Todavía no etiqueto manualmente los correos electrónicos, ya sea arrastrando una etiqueta desde la barra lateral más a la izquierda de Gmail sobre el correo electrónico en cuestión, usando el botón de etiqueta desplegable (que parece una etiqueta de equipaje) o arrastrando el correo electrónico mismo a la etiqueta-no-carpeta en la pantalla principal de Gmail. Te animo a probar cualquiera de estas técnicas; no son para mí, al menos, no manualmente. Más sobre esto en un momento.
- Resista la tentación de crear un millón de etiquetas
Cuando jugué con las etiquetas, descubrí que me estaba haciendo la vida más difícil al ser demasiado preciso. Para algunos, eso funciona; He visto a colegas de trabajo tener una bandeja de entrada 'VIP' especial para cada miembro de su equipo, cada gerente que tienen y cada colega superimportante con el que trabajan en funciones cruzadas. Cuando recibe una cantidad absurda de correos electrónicos todos los días, supongo que es una excelente manera de asegurarse de que nunca se pierda un mensaje de personas importantes, algo que vale la pena considerar para Gmail, si lo desea.
En cambio, uso algunas etiquetas para capturar temas importantes que me interesan. Por ejemplo, tengo una etiqueta de 'Correo electrónico diario' para los correos electrónicos frecuentes que recibo y que debería preocuparse. Utilizo las subetiquetas 'Noticias' y 'Teatro' dentro de 'Correo electrónico diario' para rastrear los mensajes diarios y las actualizaciones de las diversas entidades de noticias a las que me suscribo y algunos servidores de listas de teatro en los que estoy en mi área. (Cada listserv está configurado para enviarme automáticamente un resumen por lotes de los mensajes del día, o de lo contrario probablemente tendría subetiquetas individuales para cada uno).
Tengo una etiqueta simple de 'Finanzas' que uso para cualquier cosa relacionada con el dinero, incluidas las actualizaciones de cuenta de mis bancos, los mensajes de marketing de mis bancos, todos y cada uno de los mensajes de las diversas compañías de tarjetas de crédito a las que les gusta contactarme y un dumping. terreno para sitios como Nerdwallet, Slickdeals y AwardWallet, por nombrar algunos.
La única etiqueta de correo electrónico a la que le presto mucha atención es mi etiqueta '_importante', nombrada así para que flote en la parte superior de mi lista de etiquetas. Allí, tengo etiquetas secundarias para todos y cada uno de los correos electrónicos enviados por mis compañeros de cuarto (generalmente sobre la planificación de un próximo evento o para gritarme sobre los platos); una subetiqueta para correos electrónicos enviados por mi novia (igual); y una subetiqueta '_to do', de color rojo, que utilizo para realizar un seguimiento de las tareas urgentes que necesito para conseguir una.
Una última etiqueta, '_envío', es mi cajón de sastre para cualquier cosa de Amazon, UPS, FedEx o USPS. Si llega a mi casa en algún momento, aparecerá en el envío. Y es agradable ver aparecer un pequeño (1) por la mañana, lo que generalmente significa que algo increíble llegará pronto, si no ese día.
- Organizando tus etiquetas
Una de las funciones más útiles de Gmail es su capacidad para mostrar y ocultar etiquetas según sea necesario. Esto le permite archivar etiquetas antiguas si las estaba usando para rastrear un proyecto que finalizó hace algún tiempo; también permite que las etiquetas 'aparezcan' en la barra lateral izquierda de Gmail cada vez que haya algo para que mires (lo que encuentro increíblemente útil para llamar mi atención).
Para ajustar la visibilidad de sus etiquetas, abra el menú de configuración de Gmail haciendo clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de su ventana principal y haciendo clic en Configuración. Desde allí, haga clic en Etiquetas. La pantalla que aparece a continuación parece intimidante al principio, pero es la mejor manera de mantener su bandeja de entrada libre de etiquetas.
Por ejemplo, puede ocultar etiquetas del sistema como 'chat' o 'spam' si sabe que nunca va a acceder a ninguna de las dos. También puede ocultar todas las categorías de Gmail, que ya se muestran en la parte superior de su ventana principal en la vista predeterminada de Gmail.
Muestre u oculte las etiquetas que ha creado o, si desea optar por el enfoque dinámico, configúrelas para que solo se muestren en su barra lateral si tiene mensajes no leídos. Sin embargo, eso es un poco mentira, ya que también puede acceder a cualquier etiqueta que haya creado haciendo clic en el botón 'Más' en la parte inferior de la lista de etiquetas de su barra lateral. Estas etiquetas menores no aparecerán en una posición más destacada a menos que tenga un mensaje para mirar.
Deja que Gmail haga el etiquetado por ti
Las etiquetas son geniales y todo eso, pero si tiene una gran cantidad de correo electrónico entrante con el que tiene que lidiar a diario, el proceso de organizarlo todo puede parecer desalentador. Sin embargo, combine sus etiquetas con algunos filtros creativos de Gmail y su bandeja de entrada se ordenará automáticamente en su nombre. Aunque filtrar su Gmail puede parecer un poco desalentador y requiere un poco de tiempo para hacerlo bien, es un proceso que vale la pena a largo plazo.
- Configurando tus primeros filtros
La forma más fácil de crear un filtro de Gmail es hacer clic en un correo electrónico y permitir que Gmail cree un filtro basado en los parámetros del correo electrónico. Por lo tanto, si su tienda de sándwiches favorita le envía correos electrónicos todos los días, pero quiere asegurarse de recibirlos (para esas ofertas de sándwiches dulces), abra el correo electrónico, haga clic en el botón Más debajo de la barra de búsqueda de Gmail y seleccione el Opción “Filtrar mensajes como estos”.
- Personalización de un filtro para hacerlo más preciso
Cuando permite que Gmail descubra el filtrado de un mensaje, el servicio puede clasificar un correo electrónico por su 'lista' en lugar de la dirección de correo electrónico del remitente. Eso debería estar bien para la mayoría de los mensajes de marketing, pero también puede eliminarlo y usar comodines en el campo de, como *@nameofsandwichplace.com para garantizar que un filtro capture todos los mensajes que le envía una empresa.
Para continuar con ese ejemplo, si su lugar de sándwich comienza a enviar sus correos electrónicos desde direcciones que usan una variedad de subdominios, no puede usar comodines múltiples. Entonces, entrando *@*sándwich* en el campo 'de' no va a encontrar todo. Sin embargo, puede usar barras verticales (shift-backslash) para agregar entradas adicionales a su filtro. Entonces, en este caso, podrías escribir *@sandwichplace.com | *@marketing.sandwichplace.com | *@yum.sandwichplace.com en el campo de para capturar varios correos electrónicos entrantes de la misma empresa.
También puede intentar ser genérico: escribiendo de: Starbucks deberías encontrar todo lo que te envía el creador del café. Solo necesitará ser más específico si está tratando de filtrar algunos mensajes, pero no otros. Por ejemplo, si desea que los mensajes de una compañía de teatro específica reciban una etiqueta, en lugar de todos los mensajes sobre todos los teatros (o el teatro en general), o, si no le gustan mucho las artes, los mensajes de un Jim específico (de la magia oscura de New Hamp-Shire ) en lugar de todos los Jims.
- Por qué vale la pena volverse loco con los filtros
Puede ser increíblemente creativo con el filtrado de Gmail, llegando incluso a bloquear completamente su bandeja de entrada de cuentas de correo electrónico que aún no ha incluido en la lista blanca. Es extremo, pero es una posibilidad. (Incluso puedes usar Gmail para hacer direcciones de correo electrónico ilimitadas y filtre de esa manera: dando a sus bancos una dirección de 'su correo electrónico + finanzas@gmail.com', por ejemplo, y filtrar todos los mensajes de Gmail basado en el campo 'Para:' en lugar del campo 'De:'.)
Me resulta más fácil observar una regla simple: si tengo una etiqueta, debo tener un filtro. Entonces, en mi caso, tengo un filtro configurado para etiquetar cualquier correo electrónico que me envíe a mí mismo como 'To Do', destacar el correo electrónico y marcarlo como importante, una forma práctica de enviarme un correo electrónico con un recordatorio sobre cualquier cosa. Mi filtro de finanzas parece un poco más rebelde, pero funciona: de:(*@chase.com | *@e.chase.com | *@alertsp.chase.com | *@service.capitalone.com | *@capitalone.com | *@notification.capitalone.com | *@mint .com | *@awardwallet.com)
- También puede ser creativo con las acciones de filtro
La otra mitad importante del proceso de filtrado son todas las demás acciones con las que puede jugar una vez que haya configurado sus activadores. Es fácil decirle a Gmail que etiquete un determinado correo electrónico de un determinado remitente. Para mantener tu bandeja de entrada principal (y las pestañas categóricas, si las usas) despejadas, considera decirle a Gmail que también quieres que estos correos electrónicos filtrados se salten tu bandeja de entrada.
Esto no significa que no podrá leer estos mensajes o notarlos cuando los reciba. En cambio, esta función de omisión automática significa que su bandeja de entrada principal no se saturará con correos electrónicos de su tienda de sándwiches favorita; en su lugar, verá un número creciente junto a su filtro sándwich, que le avisará de que hay mensajes que debe mirar. Encuentro esto mucho más fácil de administrar que tener una bandeja de entrada llena de correos electrónicos con filtros codificados por colores, y funciona un poco más como la antigua funcionalidad 'Crear una regla' en Outlook o Mail con la que quizás esté más familiarizado.
